关于合同的说明

      上述合同，均为主办方对外签订的与展览项目经营活动有关的合同。主办方对内的合同，如与员工签订的劳动合同、与项目经理签订的经营责任合同，不在此列。

      在与营业收入相关的合同中，广告销售合同指客商利用展览项目媒体发布广告而与主办方订立的合同，如客商在展览项目网站上发布广告；赞助销售合同指客商为展览项目提供赞助而与主办方订立的合同，如客商赞助纪念品用于展会期间发赠观众；经营协作合同指主办方与相关方就展览项目协作经营事宜订立的合同，如主办方委托合作方代理展览项目的展位销售业务；其他合同指主办方与提供某项收入的相关方订立的合同，如主办方选择某酒店作为接待参展客商的服务方，而收取酒店的佣金。

      在与营业支出相关的合同中，广告支出合同指主办方利用社会媒体发布广告而与媒体经营方订立的合同；信息服务合同指主办方委托服务提供商为展览项目提供信息服务而订立的合同，如主办方委托信息服务机构提供展会现场的专业观众登记服务；配套活动合同指主办方与相关方就展览项目的配套活动与承办方或相关服务提供方订立的合同，如主办方委托合作方在展会期间组织会议；其他合同指主办方需要相关方支付费用而订立的合同，如主办方向同意冠名主办展会的协会支付服务费。

合同管理的注意事项

      经营展览项目所涉及的对外合同，不但种类复杂，而且数量甚多。展览面积为1万平方米的展览项目，参展商一般在200家左右。主办方需要与客商逐一签订参展合同。国内展览面积达10万平方米的超大型展会，参展商往往有上千家之多，故每届展会主办方须与客商签订上千份参展合同。

      在展览项目的各项管理中，对外合同因涉及项目的营业收支，因此与财务管理关系密切。

      主办方在合同管理中，要坚持规范化原则，注意事项如下：

      一是，规范撰写。要根据《民法典》规定，结合展览项目经营需要规范地撰写合同。展览项目对外合同的撰写方法，可参看《会展文案写作》一书（张凡、杨荫稚编著，华中科技大学出版社出版）。

      二是，严格审查。主办方要认真审查展览项目拟签订的对外合同。大型展览公司一般设置法务部，负责统一审查合同文稿（包括草案和定稿）许多主办方聘请律师作为顾问，承担审查重要合同的职责。

      三是，监管执行。对于已经签订的对外合同，主办方的财务部门负有监管之责。其依据合同，负责监控展览项目营业收入的到账和营业成本的支付。某跨国展览公司的财务部门在展会举办期间要派员到现场，依据参展合同核查客商的展览面积，以防现场实际与合同约定不符。

      四是，采用格式合同。由主办方统一提供的格式合同，对于规范合同管理、提高管理效能的积极作用。对于数量较多的参展合同，采用格式合同尤其重要。展位销售格式合同的应用方法，可以参看《展览项目管理》（张凡 张岚 编著）一书第七章。

      五是，强化项目经理责任。项目经理既是展览项目对外合同的重要谈判者，也是合同撰写和审查的参与者，还是合同的执行者和监管者。因此，明确项目经理在合同管理中的责任，加强主办方财务部门与项目经理在管理工作中的配合，是合同管理在项目管理中发挥作用的重要措施。